POLITICA DE PRIVACIDAD HELPSMART

HELPSMART APP

De conformidad con las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Personales (Habeas Data)” y el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Sus disposiciones deben entenderse en armonía con estas normas e interpretarse en forma sistemática con ellas. De esta forma HELPSMART propiedad de la empresa Help Smart SAS (en adelante aplicación) informa a los usuarios acerca del tratamiento de datos personales, que voluntariamente se facilitaran durante el proceso de registros, acceso y utilización del servicio.

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Help Smart SAS, con NIT 900129513 y domicilio en la ciudad de Cartagena, departamento de Bolívar, república de Colombia, es la entidad responsable del tratamiento de datos personales de que trata la presente política (en adelante el Responsable del Tratamiento), dichos datos son proporcionados por los clientes de la aplicación (en adelante usuario)

2. QUE DATOS USAMOS

DATOS DE USUARIO

Para el correcto funcionamiento de la aplicación y proceder con registro, acceso y posterior uso el usuario deberá permitir el acceso voluntario a datos de carácter personal como nombre, numero de cedula, número de teléfono y dirección.

DATOS DE UBICACIÓN

DATOS DE UBICACIÓN DE PRIMER PLANO

Si el usuario móvil opta por compartir su ubicación desde los permisos solicitados al ingresar a nuestra App, está compartiendo con nosotros el acceso a datos de ubicación en formato (longitud y latitud), velocidad de desplazamiento, estado de la batería, tipo de desplazamiento. Esto se envía cada vez que realiza un desplazamiento o cambio de posición, siempre y cuando tenga una sesión abierta desde la app.

Nuestra app sugiere el uso de compartir la posición para algunas actividades dentro del app, sin embargo, no es obligación hacerlo.

DATOS DE UBICACIÓN SEGUNDO PLANO

Si el usuario móvil opta por compartir su ubicación en segundo plano desde los permisos cuando ingresa desde el app móvil, estaríamos recopilando información de su ubicación cuando solicite o reporte cualquiera de las opciones de emergencia que trae la app y se mostrará su ubicación durante 5 minutos o el tiempo necesario hasta atender la emergencia, aun si el app está cerrada o no esté utilizando el app de HelpSmart (esto depende de la configuración de cada dispositivo), todo lo anterior siempre y cuando este una sesión abierta.

En cuanto al permiso de ubicación, usted podrá retirar su permiso en cualquier momento ingresando en la configuración de su dispositivo operativo y desactivando el uso compartido en segundo plano.

DATOS DEL DISPOSITIVO

También recopilamos datos adicionales cuando el usuario móvil utiliza nuestra APP.

• Información del dispositivo, modelo y nombre del dispositivo, sistema operativo, versión del sistema operativo, red inalámbrica, potencia de la señal, nombre del dispositivo, versión de la aplicación.

• Analítica de uso dentro de la APP móvil, es decir el comportamiento que tiene el usuario dentro de nuestra APP recopilamos información de los módulos que usa para mejorar la personalización de los mismos.

3. QUE ESTAS AUTORIZANDO RESPECTO AL USO DE TUS DATOS PERSONALES.

HELP SMART trata los datos personales de forma adecuada y segura, cumpliendo todos los requisitos de ley. La información recopilada sobre Suscriptores e interesados se utiliza, bajo autorización de estos, con los siguientes propósitos:

· Verificación / identificación del suscriptor durante el uso del sitio web y móvil.

· Garantizar que el desempeño general y las funciones administrativas funcionen sin problemas.

· Posicionamiento de ubicación de los usuarios móviles por parte de los administradores con el fin de asistir remotamente.

· Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios contratados.

· Evaluar la calidad de nuestros servicios y el nivel de satisfacción de nuestros Suscriptores, suscriptores demo e interesados, mediante encuestas de satisfacción y otros mecanismos que se habiliten para el propósito.

Los datos nunca serán públicos, solo son utilizados por miembros del equipo Help Smart y suscriptor tipo administradores de su cuenta, usamos sus datos para operar y mantener nuestros servicios óptimos, además de la ubicación de su dispositivo móvil con la finalidad de reportar alertas en tiempo real y notificar a quien hiciera la veces de administrador de la central emergencias en nuestra aplicación los datos, además se pudieren incluir notificaciones relacionadas con emergencias médicas indicando únicamente que usted como usuario requiere una asistencia de este tipo.

INFORMACIÓN PERSONAL DE MENORES DE EDAD

HELP SMART espera que la información que le sea suministrada sea veraz. No acepta ni trata información y datos provenientes de menores de 14 años que no hayan sido recabados con el consentimiento de los padres o representantes legales.

4. RESPECTO AL ALMACENAMIENTO Y RETENCIÓN DE DATOS PERSONALES

Los datos personales proporcionados por el Usuario, se conservarán en los sistemas y bases de datos del Responsable del Tratamiento, mientras el usuario continúe haciendo uso de la Aplicación, y siempre que no solicite su supresión. Con el objetivo de depurar las posibles

responsabilidades derivadas del tratamiento, los datos se conservarán por un período mínimo de cinco años.

5. CUÁLES SON LOS PRINCIPIOS EN LOS QUE NOS REGIMOS

Colaboración con la autoridad: se cooperará con las autoridades competentes en materia protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las leyes.

Finalidad: El uso, almacenamiento y tratamiento tienen un fin específico e informado al usuario.

Libertad: El tratamiento solo se podrá llevar a cabo de acuerdo con el consentimiento previo, expreso e informado del usuario.

Veracidad: En todo momento la información contenida en las bases de datos será veraz e inequívoca, completa, exacta y actualizada. No se utilizarán datos incompletos o fraccionados que puedan inducir a un error. El usuario podrá solicitar en cualquier momento la corrección, actualización o supresión de la información o datos contenidos en nuestras bases de datos automatizadas.

Privacidad: Los datos personales no estarán disponibles en ningún medio de divulgación pública o masiva en respeto del derecho a la privacidad. No se venderá ni compartirá la información ni parcial ni total.

Seguridad: se implementará las herramientas útiles y pertinentes para el aseguramiento de los registros contenidos en sus las bases de datos para evitar cualquier fuga o tratamiento errado de la información.

Confidencialidad: se garantizará que el tratamiento de la información será objeto de control, inclusive, luego de finalizada su relación laboral y/o contractual que comprenden dicho tratamiento.

6. QUIEN TIENEN ACCESO A SUS DATOS Y QUIENES SON DESTINATARIOS

La información personal de los clientes registrados en nuestro sistema, podrá ser accedida por:

1. Nuestros administradores y equipo de desarrollo del sistema, por medio de logs de auditoría de comportamientos del sistema web y móvil.

2. Nuestros colaboradores cuando (para brindar soporte) necesitan obtener la información sobre las cuentas y el acceso de los clientes.

3. Suscriptores tipo administradores de cuenta del sistema.

Jamás compartiremos su ubicación con otros, excepto con su consentimiento o conforme lo permita esta Política de privacidad.

ACCESO DE TERCEROS A SUS DATOS

Los datos no se comunicarán a ningún tercero ajeno a nuestra organización, salvo obligación legal o en cualquier caso, previa solicitud del consentimiento del Usuario. De otra parte, es importante aclarar que se podrá dar acceso o transmitir los datos personales facilitados por el Usuario, a terceros proveedores de servicios, con los que haya suscrito acuerdos de encargo de tratamiento de datos, y que únicamente accedan a dicha información para prestar un servicio en favor y por cuenta del Responsable del tratamiento.

La comunicación de datos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, se hará en virtud de lo dispuesto por la normativa sobre protección de datos personales, y bajo el máximo respeto a la misma.

7. CUÁLES SON SUS DERECHOS COMO USUARIO TITULAR DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

Usted como usuario tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Solicitar la prueba de la autorización otorgada para que realice tratamiento de los datos personales. conocer el uso que se ha dado a sus datos personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013 emitido por el Ministerio de comercio, Industria y turismo una vez agotado el trámite del que trata el artículo 16 de la 1581 de 2012. Revocar la autorización otorgada para detener el tratamiento de los datos personales de los titulares. Solicitar la

supresión de sus datos personales de las bases de datos y acceder en forma gratuita a los datos personales propios que reposen en la base de datos.

8. DATOS SENSIBLES

Se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con Origen racial o étnico; Orientación política; Convicciones religiosas / filosóficas; Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos; Salud; Vida sexual; Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto) y ubicación.

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6o de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, tenemos el compromiso de : Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

9. CUÁLES SON NUESTROS DEBERES.

Somos conscientes de la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los usuarios, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos.

Nuestra organización solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas en el presente documento, en respeto de la ley 1581 de 2012 que versa sobre la protección de datos personales puntualmente a lo mencionado en el artículo 17, por tanto, nos comprometemos a cumplir a cabalidad y de forma permanente con lo siguiente:

A. Garantizar al usuario de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.

B. Conservar la información bajo medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta, uso o acceso no permitido.

C. Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello tiene fijado el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.

D. Permitir el acceso a la información únicamente al usuario previa verificación y confirmación de identidad.

E. Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.

F. Cumplir con la Ley 1581 de 2012 al igual que con los decretos reglamentarios realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. COMO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS.

Considerando que usted como usuario titular de la información le asiste el derecho de hacer reclamaciones acerca la información personal que reposa en las bases de datos de nuestra organización, hemos diseñado el siguiente mecanismo para la solicitud de corrección, autorización o supresión de datos:

a. Solicitar por escrito en cualquier momento la consulta de sus datos personales, la cual puede ser dirigida a dirección electrónica cadministrativo@helpsmart.co

b. La solicitud debe incluir como mínimo los siguientes datos: Nombre completo, Dirección, Teléfono (fijo y/o celular), correo electrónico, número de cédula de ciudadanía y objeto de solicitud (verificación, actualización, corrección y/o queja por manejo de los datos del titular).

c. Las solicitudes interpuestas por los usuarios titulares de la información tendrán una respuesta en un lapso entre cinco (5) y quince (15) días hábiles dependiendo de su complejidad, contados desde el momento de su recepción.

d. Las solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos serán atendidas de manera inmediata.

e. Se enviará la respuesta al usuario titular a la dirección física y/o correo electrónico registrado en la solicitud en el plazo establecido anteriormente.

11. COMPROMISO Y CUMPLIMIENTO

La presente política es de obligatorio cumplimiento por todos los empleados y contratistas de HELP SMART S.A.S., sin importar su función o línea de mando. Cada área funcional de nuestra organización deberá adoptar las medidas tendientes a dar cumplimiento de la presente política y dejar evidencia de este cumplimiento.